3 Cara Bagus Ketika Bekerja Dengan Perbedaan Zona Waktu di Virtual Office di Jakarta Timur

sumber foto: yourcityoffice

Ketika bekerja di perusahaan yang menggunakan virtual office di Jakarta Timur, salah satu tantangan terbesar yang harus dihadapi adalah memiliki karyawan yang bekerja di zona waktu yang berbeda. Karena jam petang seseorang bisa saja bersamaan dengan jam tengah malam orang lain, inilah kenapa memperhatikan batas akhir poryek ketika berhadapan dengan lebih dari 1 zona waktu merupakan hal yang sulit untuk dilakukan. Untuk bisa melampaui batasan ini, kuncinya adalah sentralisasi. Setiap karyawan harus berada di halaman yang sama dan diperjelas dengan sempurna mengenai perannya yang dibagi untuk keseluruhan bisnis. 

Menetapkan zona waktu yang sama untuk semua komunikasi

Komunikasi yang tidak konsisten sering menjadi sesuatu yang disalahkan dari batas akhir yang terlewat ketika berhadapan dengan pekerja yang berada di luar negri mau pun klien. Ketika membuat jadwal batas akhir, sangat penting untuk semua orang terlibat dan menyadari zona waktu mana yang dipilih untuk mendiskusikan jadwal. Untuk memperkecil kebingungan, seharusnya tidak dilakukannya perpindahan dari zona waktu satu ke zona waktu lainnya. Semua komunikasi harus dibicarakan dalam hal satu zona waktu dan mengatakan zona waktu harus secara jelas dicatat setelah menyebutkan suatu waktu. Contohnya, jam 9 pagi, seharunys ditulis dengan jam 9 pagi WIB. Tetap menggunakan satu zona waktu menciptakan satu rangkaian yang meringkan semua pihak yang terlibat yang bertanggung jawab untuk mengkhawatirkan tentang zona waktu dari karyawan lain.

Menciptakan kalender perusahaan sendiri

Jadwal penting utama seperti pertemuan dengan klien, pertemuan dengan karyawan dan pekerjaan yang membutuhkan masukan dari berbagai divisi harus diatur di lokasi pusat seperti kalender online. Pada virtual office di Jakarta Timur, email, panggilan telepon, panggilan video dan pesan teks merupakan mode utama dari komunikasi. Metode-metode tersebut bisa menjadi subyek dari keterlambatan dan batasan akses dari setiap karyawan yang di ketahui.

Pada dasarnya, tidak semua orang bisa mengetahui kabar terkini dengan apa yang rekan kerjanya sedang lakukan. Secara rutin memperbarui status di kalender perusahaan yang semua karyawan bisa mengaksesnya merupakan cara yang bagus untuk membuat semua orang berada dalam satu jalur. Dengan cara ini, para pekerja yang tergantung satu sama lain memiliki pengetahuan yang lebih baik mengenai seperti apa jadwal rekan kerjanya dan bisa merencanakan komunikasi yang disesuaikan.

Rencanakan mencapai batas akhir pribadi selama jam kerja pribadi

Ada kemungkinan yang tinggi bahwa setiap karyawan akan menghadapi situasi ini, sebuah batas akhir yang berada di luar jam kerja di zona waktunya. Beberapa tingkat dari kelenturan harus dipelihara, tetapi supaya hal-hal tetap konsisten dan beralasan, karyawan harus merencakanan waktu penyelesaian tugas yang diberikan selama jam kerja normal sesering mungkin. Hal ini mungkin melibatkan sedikit perencanaan dahulu dimana beberapa tugas diselesaikan dan dikirim dalam beberapa jam atau hari sebelum batas akhir, namun usaha tambahan ini akan membuat anggota tim tidak lagi melakukan tambahan pekerjaan, bekerja di luar jam kerja atau melewatkan batas akhir.